Dejar el sistema documentado

Si está en una sola cabeza, no está

El riesgo no se nota hasta el día que esa persona se va, se enferma o se pelea. Ahí el sistema sigue andando, pero nadie sabe cómo tocarlo, cómo levantarlo si se cae, ni por qué está hecho así.

Dejarlo escrito no es burocracia. Es lo que hace que puedas cambiar de proveedor, sumar gente al equipo o vender la empresa sin que el sistema sea un rehén.

Qué escribimos

• Manual para tu gente: cómo se usa el sistema, con capturas, paso a paso
• Cómo está armado: los dibujos de qué se conecta con qué, para quien lo tenga que mantener
• Por qué está así: las decisiones importantes y las razones, para que nadie las deshaga sin saber
• Cómo se pone a andar: el paso a paso para levantarlo en un servidor nuevo
• Qué hacer cuando pasa X: los procedimientos para las urgencias más comunes
• Cómo se conecta con otros sistemas: documentado, para que un tercero pueda integrarse sin llamarte
• Para quien recién llega: la guía que hace que alguien nuevo sea útil en días, no en meses

En qué formato

• Documentos que se pueden buscar y actualizar
• PDF para imprimir o mandar
• Videos cortos para lo que se explica mejor mostrando
• Donde tu equipo ya trabaja: Notion, Drive o donde sea